Qui ne s’est jamais retrouvé.e dépassé.e par les tâches à réaliser ?

Les entrepreneurs et les freelances sont souvent amenés à évoluer en autonomie. Savoir s’organiser et se discipliner n’est pas chose aisée (surtout lorsque cela résulte d’une transition professionnelle). On réalise les tâches au coup par coup. On abandonne toute idée de planification car cela prend trop de temps.

Mais avec le recul on arrive souvent à cette conclusion : 

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.

Dwidht David Eisenhower

En tant que 34 ème président des Etats-Unis, les tâches urgentes et importantes qu’il devait accomplir ne devaient pas manquer. C'est pour cela qu'il a créé une matrice de priorisation des tâches pour ne pas céder à la panique !

 Alors, on continue à s’épuiser mentalement et physiquement en se laissant déborder ou on prend le taureau par les cornes et on n'essaye de s'organiser ? 

Qu’est ce que la matrice d’eisenhower ?

Parmi les outils les plus populaires d’organisation, la matrice d’Eisenhower est un incontournable ! La matrice d’Eisenhower a pour objectif de classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

La matrice comprend deux axes :

  • un axe horizontal : importance des tâches
  • axe vertical : urgence

 

En résulte donc 4 cas de figure :

  • les tâches importantes et urgentes
  • les tâches importantes et peu urgentes
  • les tâches peu importantes et urgentes
  • les tâches peu importantes et peu urgentes

Organisation Matrice Einsenhower - La Correspondance

Comment déterminer l’importance et l’urgence ?

Une tâche peut être caractérisée d’importante si celle-ci permet d’atteindre un objectif.

Une tâche peut être caractérisée d’urgente si au delà de cette échéance, la tâche ne sera plus réalisable ou les résultats obtenus ne seront pas optimaux.

 En tenant compte de ces deux définitions, il te sera donc plus facile de définir qu’est ce qui est RÉELLEMENT important ou urgent, surtout pour toi ! Est-ce important pour toi ou pour la personne avec qui tu travailles ? Est-ce que c’est urgent pour toi ou pour la personne qui travaille avec toi ? Est-ce que les échéances peuvent être revues ?

Je pense que la citation d’Eisenhower prend tout son sens, n’est ce pas ?

Les cas de figure de la matrice d’Eisenhower

CAS 1 : Tâches importantes et urgentes 

Tu l’auras compris ce sont les tâches à réaliser toi-même en priorité. Ce sont des tâches qui requièrent notre attention immédiatement et qui doivent être effectuées avant de s’occuper de nos buts à long terme. Il s’agit souvent des grands projets ayant une deadline proche, des impératifs ou des problèmes de dernière minute imposés par la direction ou encore dans un registre plus grave, la résolution d’une crise.

Ce type de tâche est souvent source de stress et de fatigue. 

Certaines de ces tâches peuvent être faites de manière plus efficace en les anticipant : au lieu d’attendre la dernière minute pour la réaliser, tu peux la planifier une semaine en avance dans ta to-do. Au moment de l’échéance, il ne restera plus qu’à apporter les touches finales. Tu peux également anticiper l’urgence de tes grands projets en y consacrant un petit peu de temps mais régulièrement.

CAS 2 : Tâches importantes et peu urgentes 

Ce sont les tâches à réaliser en deuxième après les tâches importantes et urgentes. Cependant se sont les tâches auxquelles tu dois accorder le plus de temps car elles posent les bases de tes projets et de tes avancées. Il s’agit souvent des projets avec une échéance à moyen ou long terme (Exemple : le temps passé en famille, la planification à long terme, les projets à long terme, développer ses compétences)

Dans la réalité tu seras souvent dépassé.e par les tâches du cas 1 et l’idéal serait de t’organiser et d'anticiper le travail à réaliser pour éviter que les tâches dans le cas 2 migrent vers le cas 1. 

Cas 3 : Tâches urgentes et peu importantes 

Ce sont généralement les tâches qui requièrent toute ton attention mais qui sont plus importantes pour les personnes qui en dépendent que pour toi. Elles sont souvent confondues avec les tâches du CAS 1 du fait du caractère urgent de la tâche. Il s’agit souvent des appels téléphoniques, des services ou des demandes d’autrui. L’idéal est de déléguer ou de refuser ce type de tâche. 

Cas 4 : Tâches peu urgentes et peu importantes 

Ce sont les divertissements et les distractions. Ce sont les tâches qui n’ont aucun apport que ce soit à court terme ou à long terme. L’idéal serait d’éviter au maximum ce type de tâche ou de déléguer dans la mesure du possible.

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Source : Penser Changer & Wikipedia

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